Cet article vous donnera des conseils sur la façon d'analyser les réponses d'une enquête menée auprès des fonctionnaires sur la diversité, l'équité et l'inclusion dans les services publics. Qu'il s'agisse de chiffres bruts ou de commentaires à texte libre, je vous montrerai des moyens pratiques de transformer vos résultats d'enquête en réflexions exploitables.
Choisir les bons outils pour l'analyse des réponses d'enquête
La bonne approche pour analyser les données des enquêtes auprès des fonctionnaires sur la diversité, l'équité et l'inclusion dépend en grande partie de la structure de vos données. D'après mon expérience, les outils que vous choisissez doivent correspondre à votre mélange de réponses quantitatives et qualitatives.
Données quantitatives : Lorsque vous travaillez avec des chiffres bruts—comme le nombre de personnes ayant choisi certaines options—des outils de base tels que Excel ou Google Sheets suffisent souvent. Ces outils peuvent calculer des pourcentages et afficher des tendances dans les écarts salariaux, comme l'écart salarial médian entre les sexes de 2024 dans la fonction publique britannique, qui reste au-dessus de la moyenne nationale à 8,5%. Ce type d'information est inestimable pour comprendre les problèmes de représentation d'un seul coup d'œil. [1]
Données qualitatives : Si votre enquête inclut des questions ouvertes ou des réponses suivies élaborées, vous traitez des données qualitatives. Lire ces réponses manuellement n'est pas seulement chronophage—c'est pratiquement impossible lorsque vous avez des dizaines ou des centaines d'entrées. Pour cela, vous avez besoin d'outils alimentés par l'IA qui peuvent résumer pour vous rapidement et de manière fiable des thèmes et des modèles.
Il existe deux approches pour outils lorsqu'il s'agit de réponses qualitatives :
ChatGPT ou un outil GPT similaire pour l'analyse IA
Si vous exportez vos réponses à texte libre—disons, de SurveyMonkey ou Google Forms—vous pouvez les coller dans ChatGPT ou un autre outil GPT et commencer à discuter à propos de vos données. Cette approche fonctionne pour des ensembles de données de petite taille, et vous pouvez poser des questions sur mesure comme, « Quels sont les principaux thèmes récurrents ? » ou « Quels défis décrivent les fonctionnaires ? »
Cependant, ce processus n'est pas très pratique. Vous devrez formater les données pour l'entrée AI, les copier par petits lots s'il y en a trop, et suivre plusieurs sessions de chat. C'est faisable pour une analyse exploratoire, mais devient rapidement contraignant à mesure que votre enquête s'agrandit.
Outil tout-en-un comme Specific
Un outil IA conçu pour ce flux de travail, comme Specific, regroupe tout sous un même toit. Vous pouvez à la fois collecter les données de l'enquête et effectuer des analyses instantanées alimentées par l'IA. Voici comment cela vous aide :
L'IA de Specific pose automatiquement des questions complémentaires pendant l'enquête. Cela augmente la qualité et la profondeur des réponses—essentiel pour un sujet nuancé comme l'équité, la diversité et l'inclusion (DEI) dans les services publics. En savoir plus sur les questions de suivi automatiques IA ici.
Une fois les réponses obtenues, l'IA résume instantanément les réponses, identifie les thèmes clés, et met en évidence des actions exploitables—pas besoin de tableurs ou de tri manuel.
Vous pouvez discuter avec l'IA des résultats comme vous le feriez dans ChatGPT. La différence est que vous bénéficiez de fonctionnalités supplémentaires pour filtrer, gérer et explorer vos données sans jongler avec les fichiers ou copier-coller les réponses. Il est conçu pour le travail de retour collaboratif, notamment pour les enquêtes auprès des fonctionnaires sur des problèmes complexes comme la représentation ou la discrimination.
En résumé, vous pouvez utiliser des outils de chat IA génériques pour des tâches plus petites, mais les plateformes dédiées comme Specific rendent l'analyse qualitative à grande échelle infiniment plus simple et plus exploitable.
Prompts utiles pour analyser les réponses d'enquête sur la diversité, l'équité et l'inclusion des fonctionnaires
Une IA n'est utile que si vous lui donnez les bons prompts. Pour vous assurer d'obtenir les informations dont vous avez besoin sur les perspectives des fonctionnaires concernant la diversité, l'équité et l'inclusion, voici quelques idées de prompts testées sur le terrain qui fonctionnent à la fois dans ChatGPT et Specific.
Prompt pour les idées principales : Ceci fonctionne pour tout format de données, et vous aide à comprendre les thèmes majeurs exprimés dans toutes les réponses.
Votre tâche est d'extraire les idées principales en gras (4-5 mots par idée principale) + jusqu'à 2 phrases d'explication.
Exigences de sortie :
- Évitez les détails inutiles
- Spécifiez combien de personnes ont mentionné chaque idée principale (utilisez des chiffres, pas des mots), la plus mentionnée en haut
- pas de suggestions
- pas d'indications
Exemple de sortie :
1. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
2. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
3. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
L'IA fournit des réponses bien meilleures lorsque vous fournissez plus de contexte à propos de votre enquête, votre public cible, ou vos objectifs. Ajoutez simplement ceci avant votre prompt :
Nous avons interrogé des fonctionnaires du Royaume-Uni sur leurs expériences et leurs défis liés à la diversité, à l'équité et à l'inclusion dans les services publics. Nous voulons découvrir les principales préoccupations, idées d'amélioration, et toute douleur spécifique liée à l'équité au travail, la représentation, et l'inclusion.
Prompt pour approfondir un sujet : Une fois que l'IA résume les sujets principaux, demandez une explication de ces idées :
Dites-moi en plus sur la sous-représentation des femmes dans les rôles supérieurs
Prompt pour les mentions spécifiques : Idéal pour vérifier si quelqu'un a mentionné un sujet qui vous intéresse.
Quelqu'un a-t-il parlé des écarts de rémunération ? Inclure des citations.
Prompt pour les personas : Utile lorsque vous souhaitez segmenter votre public par expérience ou par arrière-plan.
À partir des réponses de l'enquête, identifiez et décrivez une liste de personas distincts—comme les "personas" sont utilisés dans la gestion de produit. Pour chaque persona, résumez leurs caractéristiques clés, motivations, objectifs, et toutes les citations ou modèles pertinents observés.
Prompt pour les points de douleur et les défis : Clarifiez ce qui ne va pas et où les fonctionnaires ont besoin de plus de soutien.
Analysez les réponses de l'enquête et répertoriez les points de douleur, frustrations, ou défis les plus courants mentionnés. Résumez chacun, et notez tous les modèles ou fréquences d'occurrence.
Prompt pour les suggestions et idées : Si vous souhaitez recueillir des recommandations exploitables pour le changement.
Identifiez et répertoriez toutes les suggestions, idées, ou demandes fournies par les participants à l'enquête. Organisez-les par sujet ou fréquence, et incluez des citations directes le cas échéant.
Pour encore plus d'idées de prompts adaptées aux enquêtes sur la diversité et l'inclusion, consultez ce guide pour des questions d'enquête efficaces sur les fonctionnaires.
Comment Specific analyse les données qualitatives d'enquête en fonction du type de question
Décomposons comment Specific (et les outils IA en général) gèrent l'analyse qualitative pour différents types de questions d'enquête :
Questions ouvertes (avec ou sans suivi): Specific produit un résumé global couvrant chaque réponse à la question principale et tous les suivis connexes. Cela vous aide à capturer toute la gamme de vues, comme l'analyse des raisons nuancées pour l'écart salarial persistant entre les sexes dans les rôles de haute fonction publique. [1]
Choix avec suivis : Chaque option de réponse reçoit un résumé dédié, couvrant toutes les remarques faites par les répondants dans les questions de suivi concernant ce choix spécifique. Cela fait ressortir des modèles précieux (par exemple, pourquoi les fonctionnaires se sentent inclus ou exclus, selon leur département ou équipe).
NPS (Net Promoter Score): Chaque segment—détracteurs, passifs, promoteurs—reçoit sa propre analyse. Pour la DEI dans les services publics, cela signifie que vous pouvez rapidement voir ce qui motive vos soutiens les plus forts et ce qui frustre le plus vos critiques.
Vous pouvez utiliser la même logique dans ChatGPT; il suffit de plus de copier-coller et d'organisation manuelle des réponses de suivi pour chaque question—c'est pourquoi une plateforme d'enquête dédiée comme Specific simplifie et rend reproductible tout le processus.
Pour en savoir plus sur la mise en place de sondages alimentés par l'IA, consultez ce guide pratique de génération d'enquêtes pour les enquêtes DEI des fonctionnaires.
Contourner les limites de contexte de l'IA
Tous les modèles linguistiques de grande taille, y compris ceux qui alimentent l'analyse de ChatGPT et Specific, ont des limites de taille de contexte—c'est-à-dire, il n'y a que tellement de texte qu'ils peuvent "voir" et analyser en même temps. Si votre sondage auprès des fonctionnaires apporte des centaines de réponses détaillées, vous atteindrez rapidement cette limite.
Voici les deux principales façons de régler cela, intégrées à Specific mais que vous pouvez également appliquer avec des outils IA :
Filtrage : Ne transmettez que les conversations où les utilisateurs ont répondu à une certaine question ou sélectionné certaines réponses. Par exemple, analysez uniquement les réponses des départements avec l'écart salarial entre les sexes le plus élevé—par exemple, le ministère de la Santé et des Soins sociaux, qui avait un écart de 13,9% en 2024. [1]
Recadrage : Limitez les questions que vous envoyez à l'analyse IA. En vous concentrant sur de petits ensembles de questions, vous libérez de l'espace pour davantage de conversations, tout en obtenant des idées plus approfondies pour chaque ensemble.
Cet approche signifie que vous pouvez analyser de grands ensembles de données DEI complexes de fonctionnaires tout en restant dans les limites techniques de l'IA, ce qui garantit que vous tirez toujours une véritable valeur de votre analyse d'enquête.
Fonctionnalités collaboratives pour analyser les réponses d'enquête des fonctionnaires
Dans les enquêtes des fonctionnaires sur la diversité, l'équité et l'inclusion, la collaboration est souvent difficile : nombreux intervenants, opinions, et thèmes sensibles à explorer. Cela rend le partage des réflexions et la coordination de vos prochaines étapes critiques.
Analyse guidée par chat : Specific permet aux équipes d'analyser les données qualitatives juste en discutant avec l'IA. Vous n'avez pas besoin de lancer des requêtes SQL ou de gérer des feuilles de calcul infinies. Vous voyez quelque chose d'intéressant ou voulez qu'une découverte clé soit mise en avant ? Demandez à l'IA, et partagez le résultat immédiatement.
Fils de discussion multiples : Vous pouvez répartir le travail à travers des dizaines de conversations analytiques, chacune axée sur un angle différent—les écarts salariaux dans différents départements, les défis pour les fonctionnaires sous-représentés, ou les réponses aux nouvelles politiques DEI (y compris les points d'inflexion majeurs comme le démantèlement des programmes fédéraux DEI aux États-Unis en 2024-2025 [4][5]). Chaque conversation affiche qui l'a créée, vous pouvez donc partager le travail et comparer les perspectives.
Visibilité et responsabilité : Tous ceux qui travaillent sur l'analyse de l'enquête voient exactement qui a dit quoi et où chaque retour est originaire. Cela signifie moins de confusion, des révisions plus fluides, et plus de confiance lorsque vous partagez vos constatations—essentiel lorsque vous soulevez des problèmes sensibles comme les "watchlists" de l'American Accountability Foundation visant les fonctionnaires pour leur soutien DEI [3].
Si votre analyse doit être à la fois rigoureuse et conviviale en équipe, les flux de travail collaboratifs de Specific vous font gagner du temps et vous aident à naviguer dans les politiques et la complexité du travail DEI dans le secteur public. Apprenez-en plus sur la façon de structurer facilement ces flux de travail dans ce guide comment faire pour les projets d'enquête de service public.
Créez maintenant votre enquête auprès des fonctionnaires sur la diversité, l'équité et l'inclusion dans les services publics
Commencez à recueillir des retours plus riches et plus honnêtes de votre équipe avec des enquêtes alimentées par l'IA—obtenez des réflexions exploitables, mettez en évidence les lacunes, et conduisez un véritable changement avec moins d'efforts manuels.