Cet article vous guidera sur la façon de créer un sondage pour les fonctionnaires sur les temps d'attente pour les services et l'efficacité des processus. Avec Specific, vous pouvez créer un sondage comme celui-ci en quelques secondes—sans tracas, sans connaissances techniques requises.
Étapes pour créer un sondage pour les fonctionnaires sur les temps d'attente pour les services et l'efficacité des processus
Honnêtement, si vous voulez gagner du temps, cliquez simplement sur ce lien pour générer un sondage avec Specific et voyez à quelle vitesse cela fonctionne. Voici tout ce qu'il faut :
Indiquez le sondage que vous souhaitez.
C'est fait.
Vous n'avez vraiment pas besoin de lire plus loin à moins que vous n'aimiez les détails. L'IA gère la création du sondage avec une structure de niveau expert, suggère des questions pertinentes et inclut automatiquement des suivis intelligents pour que vous collectiez des insights profonds—et pas seulement des données superficielles. Pour des sondages sémantiques véritablement personnalisés, vous pouvez toujours commencer de zéro et décrire ce que vous voulez.
Pourquoi les sondages sur les temps d'attente des services et l'efficacité des processus sont importants
Soyons réalistes—si vous ne réalisez pas ces sondages, vous passez à côté d'une mine d'or d'enseignements. Comprendre les temps d'attente et l'efficacité des processus à travers les yeux de votre équipe identifie les goulets d'étranglement et met en évidence où le service peut réellement s'améliorer, pas seulement où vous supposeriez qu'il pourrait le faire. Certaines des équipes publiques les plus performantes utilisent ces informations pour réduire le « temps perdu » et dissiper toute confusion.
Dans l'enquête sur les personnels civils de 2024, 52% ont convenu que l'efficacité est recherchée comme une priorité dans leur organisation. C'est en baisse par rapport à 55% en 2023 et 57% en 2022—il y a donc un signal clair qu'il faut en faire plus, et les attitudes se détériorent. [2]
41% des travailleurs des services publics déclarent passer un temps excessif à remplir et à traiter des formulaires, et plus de 20% considèrent que le temps passé en réunion est « pas important ». [3]
Les avantages des enquêtes de retour d'information des fonctionnaires vont bien au-delà de l'identification des points faibles. Ils montrent à votre équipe que leur perspective compte, peuvent conduire à des améliorations mesurables, et vous donnent des chiffres concrets pour faire valoir votre point de vue auprès de la direction. L'importance des sondages pour les fonctionnaires n'est pas abstraite—si vous ignorez cela, vous perdez des occasions d'élever à la fois le moral et les performances.
Et n'oubliez pas : ces sondages donnent des signaux précoces si le changement ne se déroule pas comme prévu, vous permettant ainsi de corriger le cours avant que les problèmes n'explosent. Collectez. Écoutez. Agissez. C'est le cycle.
Qu'est-ce qui fait un bon sondage sur les temps d'attente des services et l'efficacité des processus ?
Nous avons tous rempli ces sondages longs et complexes qui finissent par être « juste un autre formulaire ». Ne faites pas cette erreur. Pour obtenir des retours de haute qualité et en quantité, concentrez-vous sur quelques éléments essentiels :
Des questions claires et impartiales : Pas de jargon. Pas de langage orienté. Juste des invites directes.
Tonalité conversationnelle : Posez des questions comme si vous parliez à un collègue, pas comme si vous remplissiez un rapport. Cela met les répondants à l'aise, ils répondront donc honnêtement.
Précision : Plus vos questions sont ciblées, meilleures sont les réponses. Ne demandez pas simplement « Comment ça va ? » Posez des questions sur le temps d'attente à des étapes clés du service, la satisfaction avec des processus spécifiques, et les points de douleur les plus marquants.
Mauvaises pratiques | Bonnes pratiques |
|---|---|
Questions vagues (« Le service est-il bon ? ») | Questions spécifiques (« Combien de temps, en moyenne, attendez-vous pour l'approbation des demandes routinières ? ») |
Formulation complexe (« Veuillez énumérer tous les aspects de vos inefficacités de flux de travail. ») | Langage simple et clair (« Quelles étapes vous ralentissent dans votre processus actuel ? ») |
Pas de suivi sur les réponses intéressantes | Suivis automatisés pour comprendre les raisons derrière les réponses |
Le test ultime ? Si les gens répondent de façon détaillée et à grande échelle, c'est que votre sondage atteint son objectif.
Quels sont les meilleurs types de questions pour les sondages sur les temps d'attente pour les services et l'efficacité des processus ?
Vous avez une gamme de types de questions à choisir—chacun sert un objectif différent pour découvrir des insights exploitables dans les sondages des fonctionnaires sur les temps d'attente et l'efficacité des processus.
Les questions ouvertes permettent aux répondants de raconter leur histoire en détail, ce qui est idéal pour découvrir les causes profondes ou les obstacles inattendus. Utilisez-les lorsque vous voulez de la profondeur et des preuves anecdotiques. Voici quelques exemples :
« Décrivez une expérience récente où un processus a pris plus de temps que prévu. Que s'est-il passé ? »
« Si vous pouviez changer une chose pour réduire les temps d'attente dans votre flux de travail, quelle serait-elle et pourquoi ? »
Les questions à choix unique sont parfaites lorsque vous souhaitez des réponses structurées faciles à analyser—comme pour établir des repères ou quantifier les expériences. Exemple :
« Quelle partie de votre flux de travail actuel trouvez-vous la plus chronophage ? »
Traitement des documents
Attente des approbations
Interactions avec les clients
Autre (veuillez spécifier)
Question NPS (Net Promoter Score) : c'est un excellent moyen d'obtenir une évaluation rapide de la satisfaction envers l'efficacité ou le service. Utilisez-la lorsque vous voulez mesurer en un coup d'œil la loyauté ou les perceptions des processus—et vous pouvez générer un sondage NPS pour les fonctionnaires sur les temps d'attente et l'efficacité des processus instantanément dans Specific.
« Sur une échelle de 0 à 10, dans quelle mesure recommanderiez-vous notre processus actuel pour traiter les demandes de service à un collègue ? »
Questions de suivi pour découvrir « le pourquoi » : la magie opère lorsque vous allez plus loin. Si quelqu'un dit que les temps d'attente sont trop longs, des suivis automatiques peuvent demander des exemples ou solutions spécifiques—rendant les insights beaucoup plus utiles. Par exemple :
« Vous avez mentionné que le processus d'approbation est lent—pouvez-vous partager ce qui cause les plus grands retards ? »
« Quels soutien ou ressources aideraient à améliorer cette étape ? »
L'IA peut poser ces questions automatiquement dans Specific, vous épargnant l'effort. Explorez plus de meilleures pratiques, consultez plus d'exemples de questions, et obtenez des conseils exploitables dans notre guide sur les meilleures questions pour un sondage de fonctionnaire sur les temps d'attente et l'efficacité des processus.
Qu'est-ce qu'un sondage conversationnel ?
Les sondages conversationnels vont au-delà des formulaires statiques. Au lieu de remplir une liste rigide de questions, les répondants ont l'impression de discuter avec un collègue intelligent—qui écoute et pose juste les bons suivis. Avec l'IA, la « conversation » du sondage s'adapte en temps réel, clarifie les réponses confuses sur le moment, et passe instantanément à des thèmes plus profonds.
Création manuelle de sondages | Génération de sondages avec l'IA et Specific |
- La configuration manuelle est lente et répétitive | - Génère instantanément des sondages sur mesure |
Pourquoi utiliser l'IA pour les sondages des fonctionnaires? La création d'exemples de sondages par l'IA avec Specific permet un échange naturel à double sens—vous obtenez donc un meilleur engagement et des réponses plus riches et exploitables. La différence avec les exemples de sondages IA est que vous ne devinez pas les meilleures questions ou la séquence; l'IA utilise des modèles basés sur la recherche et le contexte en temps réel. L'expérience de sondage conversationnel de Specific est également la plus fluide que vous trouverez, engageant à la fois les créateurs de sondages et les répondants. Curieux ? Voici un guide détaillé sur la création d'un sondage avec l'IA.
La puissance des questions de suivi
Les sondages standards vous laissent deviner les raisons derrière les réponses. Les questions de suivi automatisées changent la donne. Avec les suivis automatés alimentés par l'IA de Specific, chaque réponse initiale obtient des sondages contextuels—vous comprenez donc motivation, défis, et solutions en temps réel. Plus de chaînes d'e-mails aller-retour pour recueillir des détails. Maintenant, le sondage ressemble à une discussion, pas à une liste de corvées.
Fonctionnaire : « Le processus est lent. »
Suivi d'IA : « Quelle étape du processus trouvez-vous la plus ralentie ? »
Combien de suivis demander ? Dans la plupart des scénarios, 2 à 3 suivis suffisent pour recueillir le contexte complet sans épuiser votre répondant. Vous pouvez configurer cela dans Specific afin que l'IA s'arrête lorsqu'elle a collecté les informations nécessaires. Les répondants peuvent également passer à la question suivante si ils en ont assez dit.
Cela en fait un sondage conversationnel : Au lieu de collecter des déclarations déconnectées, chaque réponse se base sur la précédente. C'est ainsi que vous obtenez des histoires—pas seulement des points de données.
Analyse IA pour les réponses aux sondages : Vous craignez de donner un sens à autant de texte libre ? Ne le soyez pas. Vous pouvez analyser instantanément les réponses et les thèmes à l'aide de l'analyse des réponses aux sondages IA de Specific. Même un flot de réponses ouvertes devient des insights exploitables avec la synthèse assistée par l'IA. Découvrez le processus ici : analyser les réponses aux sondages des fonctionnaires.
Les suivis automatisés sont un nouveau concept—essayez de générer un sondage une fois et remarquez comment la conversation révèle naturellement les vrais problèmes.
Voyez cet exemple de sondage sur les temps d'attente et l'efficacité des processus maintenant
Prêt à collecter des insights plus riches, plus rapidement? Créez votre propre sondage interactif et conversationnel et voyez comment l'expérience alimentée par l'IA de Specific transforme les feedbacks des fonctionnaires sur les temps d'attente et l'efficacité des processus.