Cet article vous donnera des conseils sur la manière d'analyser les réponses d'une enquête auprès des fonctionnaires sur la transparence des marchés publics en utilisant la technologie de l'IA pour l'analyse des réponses aux enquêtes.
Choisir les bons outils pour analyser les données d'enquête des fonctionnaires sur la transparence des marchés publics
La meilleure approche et les outils pour analyser les réponses aux enquêtes dépendent de la structure et du format de vos données. Voici comment je le décompose :
Données quantitatives : Celles-ci sont simples - pensez aux comptages du nombre de fonctionnaires ayant choisi une option particulière ou ayant évalué un processus. J'utilise des outils classiques comme Excel ou Google Sheets, car compter les nombres, créer des graphiques et exécuter des statistiques simples y sont intuitifs.
Données qualitatives : C’est là que ça devient compliqué : commentaires écrits, longues explications ou réponses aux questions de suivi. Lire chaque mot vous-même n'est pas réaliste, surtout si vous avez plus d'une douzaine de réponses. C'est là que les outils d'IA deviennent essentiels, car ils peuvent distiller de grands volumes de retours non structurés en thèmes clairs et exploitables.
Il existe deux approches pour les outils lorsqu'il s'agit de réponses qualitatives :
ChatGPT ou outil GPT similaire pour l'analyse IA
Copier-coller et discuter : Vous pouvez exporter les réponses d'enquête des fonctionnaires depuis votre système (généralement sous forme de CSV) et les coller dans ChatGPT ou un autre modèle à base de GPT. De là, discutez des tendances, posez des questions de suivi ou demandez-lui d'identifier les thèmes clés concernant la transparence des marchés publics.
Non conçu pour les flux de travail d'enquête : C'est possible mais pas idéal. Vous devez gérer les problèmes de formatage, garder les demandes organisées et parfois lutter avec les limites de contexte si vous avez beaucoup de réponses.
Utile pour de petites tâches rapides : Je l'utiliserais pour des analyses ponctuelles ou un lot de moins de 50 réponses. Au-delà, les choses peuvent devenir rapidement encombrantes.
Outil tout-en-un comme Specific
Conçu pour la collecte d'enquêtes et l'analyse assistée par l'IA : Avec Specific, je peux collecter des données d'enquête (y compris des questions ouvertes et de suivi) de manière conversationnelle et analyser immédiatement les informations qualitatives.
Les suivis mènent à des données plus riches : Lorsque des questions de suivi spécifiques et adaptées sont posées, je constate que la qualité des données augmente considérablement. Les fonctionnaires sont plus susceptibles de partager des histoires réelles ou des exemples concrets – chose que les enquêtes traditionnelles manquent souvent. (Cette fonctionnalité est expliquée ici : questions de suivi automatiques par IA.)
Résumés IA et analyse par chat en un seul endroit : Specific résume instantanément les réponses, souligne les points communs et me permet de discuter avec l'IA au sujet de tout sous-groupe de réponses à l'enquête (comme les réponses à une question particulière, ou seulement d'un emplacement spécifique). Je ne m'inquiète pas du tri manuel, du copier-coller ou du suivi de ce que j'ai déjà demandé – la plateforme garde tout organisé pour moi.
Contrôle avancé avec le filtrage des données : Parfois, je ne veux analyser que ce que les répondants ont dit après avoir donné une réponse particulière. La gestion du contexte de Specific rend cela simple, donc je discute toujours exactement de ce qui compte.
En savoir plus sur ces fonctionnalités dans le guide d'analyse des réponses aux enquêtes par IA.
Invites utiles pour analyser les réponses des fonctionnaires concernant la transparence des marchés publics
Les invites bien conçues sont le secret pour faire fonctionner toute analyse IA – que vous utilisiez le chat IA intégré de Specific ou que vous colliez vos données d'enquête dans des outils comme ChatGPT.
Invite pour les idées principales : C'est mon choix pour résumer les thèmes de tout lot de retours qualitatifs. Utilisez ceci avec Specific ou un outil GPT général :
Votre tâche est d'extraire les idées principales en gras (4-5 mots par idée principale) + explication de 2 phrases maximum.
Exigences de sortie :
- Évitez les détails inutiles
- Spécifiez combien de personnes ont mentionné une idée principale spécifique (utilisez des chiffres, pas des mots), la plus mentionnée en premier
- pas de suggestions
- pas d'indications
Exemple de sortie :
1. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
2. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
3. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
L'IA fonctionne toujours mieux si vous lui donnez plus de contexte sur l'enquête, son but et vos objectifs. Voici un exemple de comment je donnerais du contexte :
J'ai mené une enquête avec 80 fonctionnaires axée sur la transparence des marchés publics au Royaume-Uni. Mon objectif est de faire émerger les points douloureux courants dans l'application des directives de transparence et l'utilisation des accords-cadres. Veuillez extraire les plus grands thèmes et résultats.
Si quelque chose de spécifique attire mon attention (par exemple, des préoccupations concernant la publication des certificats d'achèvement des contrats), je vais approfondir avec : Parlez-moi de plus de la transparence des certificats d'achèvement des contrats.
Invite pour des sujets spécifiques : Pour vérifier rapidement si les fonctionnaires ont évoqué les certificats d'achèvement de contrat ou d'autres questions chaudes, je demande : Quelqu'un a-t-il parlé des certificats d'achèvement de contrat ? Incluez des citations.
Invite pour les points douloureux et les défis : Quand je veux une liste de frustrations, je demande :
Analysez les réponses à l'enquête et listez les points douloureux, frustrations ou défis les plus courants mentionnés. Résumez chacun et notez les éventuels schémas ou fréquences d'occurrence.
Invite pour l'analyse des sentiments : Si je veux voir l'atmosphère - positive, neutre ou négative - dans les réponses, j'utilise :
Évaluez le sentiment global exprimé dans les réponses à l'enquête (par exemple, positif, négatif, neutre). Mettez en évidence les phrases clés ou les commentaires qui contribuent à chaque catégorie de sentiment.
Invite pour suggestions et idées : Pour faire émerger des idées d'amélioration concrètes :
Identifiez et listez toutes les suggestions, idées ou demandes fournies par les participants à l'enquête. Organisez-les par thème ou fréquence et incluez des citations directes le cas échéant.
Vous voulez plus d'idées ? Consultez ces recommandations pour les questions d'enquête des fonctionnaires et des conseils pour créer de nouvelles enquêtes.
Comment Specific analyse les différents types de questions dans les enquêtes auprès des fonctionnaires
Les fonctionnalités d'analyse de Specific sont adaptées aux différentes structures de questions et de réponses, vous permettant d'obtenir des informations granulaires sans effort manuel :
Questions ouvertes (avec ou sans suivis) : L'IA résume chaque réponse et - si des suivis sont présents - compile un résumé commun pour toutes les conversations liées à cette question. C'est extrêmement utile pour découvrir pourquoi la transparence est (ou n'est pas) atteinte, par exemple, dans la publication des plans de marché. [1]
Questions à choix multiples avec suivis : Chaque choix se transforme en un résumé séparé de toutes les réponses de suivi liées à cette réponse. Par exemple, si les fonctionnaires expriment confiance ou scepticisme à propos des accords-cadres, vous verrez un résumé unique pour chaque opinion. [2]
NPS (Net Promoter Score) : J'obtiens un résumé individuel pour les promoteurs, les passifs et les détracteurs, y compris les explications de chaque groupe sur pourquoi ils ressentent ce qu'ils ressentent vis-à-vis des processus de transparence des marchés publics. C'est extrêmement précieux pour suivre les évolutions dans le temps.
Bien sûr, vous pouvez essayer d'obtenir des résultats similaires en utilisant ChatGPT. Cela demande simplement plus de travail : copier les bonnes conversations, appliquer vous-même la logique de regroupement et s'assurer que vous ne manquez pas des schémas cachés dans les sous-groupes.
Comment gérer les limites de contexte de l'IA lors de l'analyse de grands ensembles de données d'enquête des fonctionnaires
Les outils d'IA - y compris ChatGPT et la plupart des modèles personnalisés - ne peuvent gérer qu'une certaine quantité de texte à la fois (leur « limite de contexte »). Si vous exécutez une grande enquête sur la transparence des marchés publics, vous pourriez atteindre ces limites. Voici comment je le résous :
Filtrage : Je filtre les conversations uniquement à celles où les fonctionnaires ont répondu à une question particulière ou ont fait une sélection particulière. Cela réduit la taille totale des données, permettant à l'IA d'approfondir sans perdre la trace.
Recadrage : Je peux recadrer l'analyse sur une seule question (ou un petit groupe de questions), réduisant drastiquement l'ensemble de données afin que l'IA puisse concentrer son énergie sur l'information la plus pertinente et que vous ne dépassiez jamais la limite de contexte.
Specific gère ces approches en interne, sans effort supplémentaire de votre part. Elles sont décrites en détail dans les documents d'analyse des enquêtes par IA.
Fonctionnalités collaboratives pour analyser les réponses des enquêtes des fonctionnaires
Le défi classique : l'analyse des résultats des enquêtes est rarement une mission en solo. Discuter des conclusions d'une enquête sur la transparence des marchés publics des fonctionnaires signifie souvent impliquer les équipes de politique, de droit et de passation des marchés - et les désaccords sont fréquents.
Collaboration facile en temps réel : Avec Specific, j'analyse les données d'enquête en discutant avec l'IA – et je ne suis pas seul. Chaque session de discussion peut être filtrée par question, type de réponse ou sous-groupe. Je peux voir qui sur mon équipe a commencé une analyse spécifique, et nous partageons les résultats immédiatement.
Plusieurs discussions pour un meilleur contexte : Je crée des discussions pour différents thèmes - par exemple, une discussion dédiée aux « préoccupations des accords-cadres », une autre pour les « lacunes dans la publication des contrats ». Chacune est enregistrée, montrant toujours le nom et l'avatar du membre de l'équipe. De cette façon, je peux rapidement remonter à qui a demandé quoi, et rien ne se perd.
Visibilité de la collaboration : Lorsqu'un collègue se joint, ses questions sont clairement attribuées. Nous gardons un enregistrement continu de nos hypothèses, découvertes ou étapes suivantes - transformant l'analyse en un sport d'équipe, et non un pénible parcours à travers des commentaires sur des tableaux.
Je recommande de lire ce guide étape par étape pour lancer une enquête des fonctionnaires sur la transparence des marchés publics.
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