Este artículo te ofrecerá consejos sobre cómo analizar las respuestas de una encuesta de empleados acerca de la claridad en sus trayectorias profesionales utilizando herramientas modernas de IA para obtener información práctica para tu organización.
Elegir las herramientas adecuadas para el análisis de respuestas de encuestas
El enfoque y las herramientas que utilices dependerán mucho de la estructura de los datos que recolectes en tu encuesta sobre la claridad de la trayectoria profesional de los empleados.
Datos cuantitativos: Si has formulado preguntas cerradas, como escalas de calificación o opción múltiple, estas respuestas suelen ser sencillas de contar y visualizar con Excel o Google Sheets. Calcular el porcentaje de empleados que se sienten respaldados en su desarrollo profesional, por ejemplo, es simple en cualquier hoja de cálculo.
Datos cualitativos: Las respuestas abiertas y los seguimientos son otro cantar. Leer cientos de respuestas y detectar patrones a mano no es realista. Ahí es donde las herramientas de IA se vuelven esenciales. Pueden resumir, agrupar y ayudarte a interpretar comentarios no estructurados que de otro modo serían abrumadores.
Existen dos enfoques comunes al trabajar con respuestas cualitativas de encuestas:
ChatGPT o herramientas similares basadas en GPT para análisis de IA
Si ya usas ChatGPT (o cualquier IA basada en GPT), puedes exportar tus datos de la encuesta, generalmente como una hoja de cálculo o CSV, y pegar las respuestas directamente en el chat. Luego, puedes instruir a la IA para que resuma, extraiga temas o busque comentarios específicos.
¿El inconveniente? Puede volverse complicado. Los conjuntos de datos más grandes rara vez caben en la ventana de contexto de la IA. Formatear las respuestas para que la IA las comprenda lleva tiempo, y seguir el rastro de preguntas de seguimiento en varios chats es engorroso. Se puede hacer, pero no es algo fluido, especialmente cuando se busca un análisis exhaustivo y repetible o se necesita colaborar con un equipo.
Una herramienta todo en uno como Specific
Las herramientas impulsadas por IA diseñadas para el análisis de encuestas, como Specific, simplifican todo el proceso. Creas y compartes encuestas potenciadas por IA, y Specific utiliza automáticamente la IA para formular preguntas de seguimiento inteligentes durante la recolección de datos, aumentando la profundidad y calidad de las respuestas (más información).
La verdadera magia ocurre durante el análisis: Specific aplica instantáneamente IA para resumir cada respuesta abierta, agrupar los comentarios en temas clave y te permite chatear directamente con la IA sobre los resultados de la encuesta. A diferencia del uso de GPT desde cero, no necesitas formatear o gestionar conjuntos de datos; todo está en un solo flujo de trabajo y puedes añadir filtros, contexto de chat y colaborar con colegas fácilmente.
Si deseas adentrarte en cómo funciona este proceso, prueba el generador de encuestas con IA para la claridad en la trayectoria profesional de los empleados o consulta las mejores preguntas para este tema de encuesta.
Prompts útiles que puedes usar para analizar respuestas de encuestas de empleados sobre la claridad de la trayectoria profesional
Obtener un análisis significativo de la IA depende de cómo preguntas y de cuánta información contextual le das al modelo. Aquí hay algunos prompts efectivos que puedes utilizar, ya sea que estés analizando respuestas en ChatGPT, Specific, o cualquier herramienta similar:
Prompt para ideas principales: Usa este prompt para extraer temas de alto nivel y problemas clave de tus datos:
Tu tarea es extraer ideas principales en negrita (4-5 palabras por idea principal) + hasta 2 frases explicativas.
Requisitos de salida:
- Evitar detalles innecesarios
- Especificar cuántas personas mencionaron una idea principal específica (usar números, no palabras), las más mencionadas en la parte superior
- sin sugerencias
- sin indicaciones
Ejemplo de salida:
1. **Texto de idea principal:** texto explicativo
2. **Texto de idea principal:** texto explicativo
3. **Texto de idea principal:** texto explicativo
Si deseas obtener respuestas aún mejores, recuerda: la IA hará un mejor trabajo cuando le brindes más contexto. Por ejemplo:
Esta encuesta se realizó entre 72 de nuestros empleados para entender las percepciones sobre las barreras al progreso profesional. Nos interesa especialmente qué impide que las personas se sientan seguras sobre sus próximos pasos y qué apoyo desean de la organización. Extrae temas clave con frecuencia y proporciona citas de apoyo.
Prompt para seguimiento de una idea principal: Luego de extraer ideas de alto nivel, profundiza preguntando:
Cuéntame más sobre falta de mentoría (idea principal)
Prompt para un tema específico: Para confirmar o buscar evidencia de que se mencionó un tema particular, pregunta:
¿Alguien habló sobre oportunidades de movilidad interna? Incluye citas.
Prompt para personas: Para identificar tipos de encuestados típicos, usa:
Con base en las respuestas de la encuesta, identifica y describe una lista de personas distintas, similar a cómo se usan "personas" en gestión de productos. Para cada persona, resume sus características clave, motivaciones, objetivos y cualquier cita o patrón relevante observado.
Prompt para puntos de dolor y desafíos: Para destacar obstáculos y frustraciones, intenta:
Analiza las respuestas de la encuesta y enumera los puntos de dolor, frustraciones o desafíos más comunes mencionados. Resume cada uno y nota patrones o frecuencias de ocurrencia.
Prompt para motivaciones e impulsores: Para descubrir qué energiza o motiva a los empleados en torno a la claridad profesional, pregunta:
De las conversaciones de la encuesta, extrae las motivaciones, deseos o razones principales que los participantes expresan para sus comportamientos o elecciones. Agrupa motivaciones similares y proporciona evidencia de apoyo de los datos.
Prompt para análisis de sentimiento: Para identificar tono y satisfacción, intenta:
Evalúa el sentimiento general expresado en las respuestas de la encuesta (por ejemplo, positivo, negativo, neutral). Resalta frases clave o comentarios que contribuyan a cada categoría de sentimiento.
Prompt para sugerencias e ideas: Si buscas recomendaciones prácticas, usa:
Identifica y enumera todas las sugerencias, ideas o solicitudes proporcionadas por los participantes de la encuesta. Organízalas por tema o frecuencia, e incluye citas directas donde sea relevante.
Prompt para necesidades no satisfechas y oportunidades: Para identificar áreas de intervención, usa:
Examina las respuestas de la encuesta para descubrir cualquier necesidad no satisfecha, brechas u oportunidades de mejora destacadas por los encuestados.
Usar la IA de manera reflexiva con prompts como estos te ayudará a descubrir hallazgos que nunca detectarías con una revisión manual, especialmente a medida que creces más allá de un puñado de respuestas. También es una forma de asegurarte de que no te pierdas comentarios críticos relacionados con el apoyo organizacional, la progresión profesional o señales de desvinculación de los empleados, como las destacadas en los últimos estudios que muestran que solo el 46% de los empleados se sienten respaldados en su desarrollo profesional [1], y el 39.1% no tiene un plan de carrera definido [4].
Cómo Specific resume respuestas cualitativas por tipo de pregunta
Specific resuelve el problema de trabajar con todo tipo de datos cualitativos de encuestas adaptando resúmenes y análisis para cada formato de pregunta:
Preguntas abiertas (con o sin seguimientos): Para cada pregunta abierta, Specific proporciona un resumen de todas las respuestas, incluyendo información más profunda de cualquier pregunta de seguimiento potenciada por IA realizada en el flujo de la encuesta.
Opciones con seguimientos: Si tienes preguntas de opción múltiple o de selección seguidas de "¿por qué?" o "cuéntanos más," Specific crea un desglose para cada opción, resumiendo el feedback de todos los empleados que escogieron esa respuesta.
Preguntas NPS: Para preguntas del Net Promoter Score (e.g., "¿Qué tan probable es que recomiendes esta organización como un lugar para desarrollar tu carrera?"), las respuestas se agrupan en detractores, neutrales y promotores. Cada grupo recibe su propio resumen basado en sus comentarios detallados.
Absolutamente puedes hacer un trabajo similar de resumen utilizando ChatGPT, pero tendrás que segmentar los datos manualmente y organizar las respuestas de seguimiento a mano. Con un conjunto de datos grande o complejo, eso rápidamente se convierte en un trabajo a tiempo completo, y la consistencia a través de los análisis puede variar de un día a otro.
Lectura relacionada: Cómo crear una encuesta para empleados sobre la claridad en la trayectoria profesional.
Abordar los desafíos de límite de contexto de IA al analizar gran cantidad de datos de encuestas
Un desafío práctico crítico con el análisis de encuestas usando IA es el tamaño del contexto. Cada herramienta de IA, ya sea usando modelos de OpenAI u otros, tiene un límite en la cantidad de datos que puedes enviar a la vez. Una vez que alcanzas un gran número de respuestas de empleados, rápidamente te toparás con este muro. Afortunadamente, hay dos soluciones, ambas integradas en Specific:
Filtrado: Solo analiza conversaciones en las que los empleados respondieron a preguntas seleccionadas, o incluye solo a las personas que escogieron respuestas particulares. De ese modo, enfocas el análisis en lo que importa a tu consulta y ajustas más datos en el contexto.
Recorte: Limita el análisis a preguntas específicas. Por ejemplo, solo envía respuestas a “¿Qué podría hacer tu gerente para ayudar a aclarar tus próximos pasos?” para un análisis profundo, en lugar de todo el historial de la conversación.
Al combinar estos dos enfoques —filtrado para subconjuntos específicos y recorte a preguntas concretas— evitarás quedarte corto cuando las IAs alcancen sus límites técnicos. Esto es especialmente relevante cuando tu organización realiza encuestas a nivel empresarial o las repite como revisiones de pulso continuas. (Consulta nuestra guía sobre análisis de respuestas de encuestas con IA para más detalles.)
Funciones de colaboración para analizar respuestas de encuestas de empleados
El análisis de encuestas sobre la claridad en la trayectoria profesional a menudo requiere colaboración entre RRHH, gerentes de personas y equipos de liderazgo. Pero mantener a todos alineados —incluso sobre lo que se ha analizado— puede ser caótico con herramientas de encuestas tradicionales o hojas de cálculo.
Análisis basado en chat: En Specific, puedes colaborar directamente dentro de la plataforma simplemente chateando con la IA sobre los datos de la encuesta. No necesitas intercambiar archivos o perder contexto, un gran ahorro de tiempo para proyectos multidisciplinarios.
Chats múltiples para diferentes perspectivas: Puedes crear múltiples hilos de chat de IA enfocados en diferentes temas (como desarrollo profesional, mentoría u obstáculos). Cada chat puede usar sus propios filtros, por lo que podrías analizar comentarios de nuevos empleados en un chat mientras discutes a empleados con antigüedad en otro lugar. Los chats muestran quién inició el hilo, de manera que la colaboración es trazable.
Ver colaboradores de un vistazo: Las funciones avanzadas resaltan el avatar del remitente con cada mensaje de chat de IA. En práctica, esto significa que siempre sabrás quién lidera cada línea de consulta, crucial cuando los insights de la encuesta de "claridad en la trayectoria profesional" necesitan ser compartidos o presentados a patrocinadores ejecutivos o socios de RRHH.
Y si aún estás en la fase de creación, prueba el editor de encuestas con IA para construir o iterar tu encuesta colaborativamente con compañeros.
Si deseas un comienzo rápido, hay un generador de encuestas NPS para la claridad en la trayectoria profesional listo para usar o puedes comenzar completamente desde cero con el constructor de encuestas con IA.
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