Aquí están algunas de las mejores preguntas para una encuesta a funcionarios públicos sobre tiempos de espera del servicio y eficiencia del proceso, además de consejos sobre cómo diseñarlas de manera efectiva. Puede crear una encuesta adaptada con Specific en segundos, sin experiencia requerida.
Mejores preguntas abiertas para una encuesta a funcionarios públicos sobre tiempos de espera del servicio y eficiencia del proceso
Las preguntas abiertas fomentan una retroalimentación honesta y matizada. Son esenciales para descubrir conocimientos que no se pueden captar con formatos rígidos o calificaciones rápidas. Úselas cuando busque entender motivaciones, historias y puntos de dolor, especialmente al medir algo tan matizado como la eficiencia del proceso o la satisfacción del cliente.
¿Cuál es su impresión general sobre nuestros tiempos de espera actuales del servicio?
¿Puede describir una experiencia reciente en la que sintió que el proceso fue eficiente o ineficiente?
¿Cuáles son los pasos en el proceso del servicio que considera más lentos y por qué?
¿Qué cambiaría sobre cómo manejamos las solicitudes de servicio?
¿Cómo afecta el tiempo de espera a su motivación o productividad?
Si pudiera agregar o eliminar un paso en el proceso del servicio, ¿cuál sería?
¿Cómo se siente sobre el apoyo proporcionado durante las horas pico del servicio?
¿Qué es lo que haría que nuestro proceso de servicio fuera más agradable para usted?
En su opinión, ¿qué tan bien acomoda el proceso actual las solicitudes urgentes?
¿Hay alguna herramienta o recurso que desearía tener para trabajar de manera más eficiente?
Recuerde: En la última encuesta irlandesa, el 84% de los clientes empresariales dijeron estar satisfechos con su servicio, pero la satisfacción con la eficiencia en línea aumentó en 12 puntos porcentuales, lo que enfatiza cuán importantes pueden ser estas perspicaces perspectivas. [1]
Mejores preguntas de opción única para una encuesta a funcionarios públicos sobre tiempos de espera del servicio y eficiencia del proceso
Las preguntas de opción única son perfectas cuando desea cuantificar tendencias o dar a las personas un punto de partida rápido. Son menos exigentes que las preguntas abiertas y allanan el camino para seguimientos. Al ofrecer opciones claras, puede identificar fácilmente áreas problemáticas y facilitar la tarea a los encuestados que de otra manera podrían sentirse abrumados pensando en respuestas completas desde cero.
Pregunta: En general, ¿qué tan satisfecho está con nuestros tiempos de espera actuales del servicio?
Muy satisfecho
Algo satisfecho
Neutral
Algo insatisfecho
Muy insatisfecho
Pregunta: ¿Cuál parte del proceso cree que necesita más mejoras?
Tiempo de respuesta inicial
Proceso de documentación
Flujo de aprobación
Entrega final del servicio
Otro
Pregunta: ¿Con qué frecuencia encuentra demoras que afectan su trabajo?
Casi nunca
A veces
A menudo
Casi siempre
¿Cuándo seguir con "por qué"? Después de que alguien seleccione una opción, siempre considere seguir preguntando “¿por qué?” o “¿Puede decir más sobre eso?” Por ejemplo, si alguien indica que está “insatisfecho” con los tiempos de espera, obtendrá comentarios más significativos al pedir contexto: ¿fue un evento único o una frustración recurrente? Esto profundiza sus datos en lugar de dejarle adivinando las causas raíz.
¿Cuándo y por qué agregar la opción "Otro"? Siempre incluya “Otro” cuando sospeche que sus opciones podrían no cubrir todos los escenarios. Siga con una entrada abierta; los encuestados pueden descubrir áreas ciegas que no había previsto, a menudo proporcionando nuevas perspectivas que las opciones estructuradas no captan.
Curiosamente, el 55% de los funcionarios públicos del Reino Unido indican que la eficiencia es una prioridad, pero la rotación de empleados sigue siendo alta, lo que sugiere que a menudo hay brechas o puntos de dolor que las opciones estándar no pueden capturar. [2]
Pregunta NPS: para una encuesta a funcionarios públicos sobre tiempos de espera del servicio y eficiencia del proceso
El Net Promoter Score (NPS) es una pregunta simple y reconocida universalmente para medir lealtad y promoción. Incluso dentro de las organizaciones de servicio civil, el NPS le indica cuán probable es que un miembro del equipo recomiende el proceso actual a un colega. Esto es poderoso, ya que ofrece una señal intuitiva sobre la satisfacción del proceso y puede ser monitoreado a lo largo del tiempo.
El NPS es claro, estandarizado y permite comparar entre equipos o departamentos.
Es rápido de responder y se combina perfectamente con seguimientos impulsados por IA para profundizar en el “por qué”.
Si desea una encuesta lista para usar con NPS para este contexto, genere una encuesta de NPS para funcionarios públicos sobre tiempos de espera del servicio y eficiencia del proceso.
El poder de las preguntas de seguimiento
Las preguntas de seguimiento bien programadas lo cambian todo. Si solo se confía en la primera respuesta, las respuestas a menudo son incompletas o simplemente vagas. La característica de preguntas de seguimiento automáticas de Specific utiliza inteligencia artificial para responder en tiempo real, explorando suavemente para detalles que faltan o profundizando basándose en lo que realmente dijo el encuestado.
Funcionario público: “El proceso me pareció lento.”
Seguimiento de IA: “¿Qué parte del proceso le pareció más lenta y cómo impactó su trabajo?”
Sin esto, queda adivinando: ¿fue el problema un retraso del sistema, un atraso en el papeleo o algo más?
¿Cuántos seguimientos realizar? Hemos encontrado que 2-3 seguimientos inteligentes son suficientes para la mayoría de las preguntas. Permita pasar al siguiente tema una vez que se hayan capturado sus detalles clave. Specific le permite controlar esto fácilmente en la configuración de la encuesta.
Esto lo convierte en una encuesta conversacional: los encuestados sienten que están charlando con un colega, no llenando otro formulario aburrido. Ese es el secreto para un mayor compromiso.
Análisis de respuestas de encuestas con IA, Perspectivas impulsadas por GPT: Incluso con cientos de respuestas abiertas y ricas, es fácil analizar las respuestas con IA. Nuestra guía sobre el análisis de respuestas de encuestas con IA muestra cómo puede usar consultas estilo chat-CPT para descubrir patrones y temas instantáneamente, sin necesidad de codificación manual.
La exploración automática (seguimientos impulsados por IA) es un nuevo enfoque en el diseño de encuestas. Si aún no lo ha probado, genere una encuesta conversacional y vea la diferencia. Nunca volverá a los formularios estáticos nuevamente.
Cómo componer un prompt para ChatGPT u otros GPT para una encuesta a funcionarios públicos
Obtener grandes preguntas de encuesta de ChatGPT (o cualquier GPT) comienza con un prompt bien elaborado. Comience amplio, luego sea específico:
Este primer prompt cubre lo esencial:
Sugiera 10 preguntas abiertas para una encuesta a funcionarios públicos sobre tiempos de espera del servicio y eficiencia del proceso.
Pero GPT funciona mejor con más contexto. Incluya su equipo, sus metas o puntos de dolor que conozca. Por ejemplo:
Estoy creando una encuesta para funcionarios públicos que regularmente procesan solicitudes de servicio. Nuestro equipo quiere reducir tiempos de espera e identificar los pasos del proceso más frustrantes. Sugiera 10 preguntas abiertas que nos ayuden a descubrir puntos de dolor e ideas de mejora.
Después de recibir un lote inicial de preguntas, pida a GPT que las organice:
Mire las preguntas y clasifíquelas. Produzca categorías con las preguntas bajo ellas.
Una vez que encuentre las categorías más adecuadas, como “procesos automatizados” o “comunicación del equipo”, profundice más al promptar:
Genere 10 preguntas enfocadas en la categoría ‘comunicación y colaboración del equipo’.
¿Qué es una encuesta conversacional?
Una encuesta conversacional aprovecha la IA para convertir la recopilación de datos en una conversación amistosa de ida y vuelta. Los encuestados responden de manera natural y la IA se adapta dinámicamente, investigando, aclarando y profundizando como lo haría un experto humano. La encuesta se siente personal, atractiva y radicalmente diferente de interminables escalas Likert o cajas de texto monótonas.
Con un creador de encuestas impulsado por IA no solo obtiene preguntas estáticas, sino una entrevista viviente que se adapta a cada encuestado. Eso significa una mayor calidad de datos y menos abandono de la encuesta.
Creación manual de encuestas | Encuestas generadas por IA (Conversacionales) |
|---|---|
Preguntas rígidas y fijas | Seguimientos adaptativos y conscientes del contexto |
Puede ser lento de construir | Encuesta creada en segundos mediante prompts |
Experiencia aburrida y similar a un formulario | Parece como chatear con un compañero |
Vulnerable a respuestas incompletas | La IA indaga para obtener claridad, perspectivas más completas |
Se requiere análisis manual de datos | Perspectivas e informes instantáneos impulsados por IA |
¿Por qué usar IA para encuestas a funcionarios públicos? La generación de encuestas con IA agiliza su trabajo: no más construir desde cero, no más redacción de seguimientos interminables y no más dolores de cabeza analizando montones de texto no estructurado. Para los funcionarios públicos que abordan la mejora de procesos, eso significa bucles de retroalimentación más rápidos y cambios más procesables. Además, puede aprovechar plantillas listas para usar o editar su encuesta en lenguaje natural cuando quiera hacer ajustes.
Specific lidera el camino en la entrega de encuestas conversacionales de clase mundial, facilitando el viaje de la encuesta tanto para los creadores como para los encuestados funcionarios públicos. Si necesita ayuda con la configuración paso a paso, consulte nuestro artículo sobre cómo crear una encuesta para funcionarios públicos sobre tiempos de espera del servicio y eficiencia del proceso.
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