Cet article vous donnera des conseils sur la façon d'analyser les réponses d'une enquête auprès des employés sur l'efficacité de la communication à l'aide d'outils alimentés par l'IA. Si vous souhaitez améliorer votre flux de travail d'analyse de sondages, vous êtes au bon endroit.
Choisir les bons outils pour analyser les données des enquêtes auprès des employés
Lors de l'analyse des enquêtes auprès des employés sur l'efficacité de la communication, votre approche et vos outils dépendent des données dont vous disposez—qu'il s'agisse de chiffres ou de réponses ouvertes.
Données quantitatives : Si vous examinez des choses comme les échelles de notation ou les questions à choix multiple, des outils classiques comme Excel ou Google Sheets fonctionnent parfaitement. Vous pouvez facilement compter combien d'employés ont choisi chaque option ou calculer des scores moyens pour suivre les tendances au fil du temps.
Données qualitatives : Les réponses ouvertes—comme les employés partageant des commentaires sur la communication interne ou répondant à des questions de suivi—sont une autre paire de manches. Lire chaque réponse manuellement ne passe tout simplement pas à l'échelle. Avec des centaines de réponses, cela devient écrasant et sujet à des biais. C'est là que les outils d'IA entrent en jeu; ils aident à résumer, catégoriser, et révéler des thèmes cachés en un temps record.
Il existe deux approches pour l'outillage lors du traitement des réponses qualitatives :
ChatGPT ou outil GPT similaire pour l'analyse IA
Exporter et coller : Vous pouvez exporter vos données de sondage ouvertes, les coller dans ChatGPT, et commencer à demander des résumés ou des thèmes clés. Cette approche est simple et flexible—surtout si vous êtes à l'aise pour formuler des invites.
Inconvénients : Ce n’est pas toujours pratique. Vous devrez formater vos données, garder une trace de ce que vous avez déjà demandé, et jongler entre les outils. Il n'y a pas de moyen intégré d'organiser les informations de suivi par question, ni de suivre qui a contribué à quoi.
Outil tout-en-un comme Specific
Conçu spécifiquement pour l'analyse de sondages basés sur des chats : Les outils comme Specific sont conçus dès le départ pour cela. Ils collectent les données d'enquête via des entretiens conversationnels et les analysent instantanément avec l’IA. Lors de la collecte, l'IA de Specific peut automatiquement poser des questions de suivi intelligentes, résultant en des commentaires plus nuancés et honnêtes. Découvrez comment fonctionnent les suivis automatiques.
Résultats instantanés et structurés : Une fois les réponses reçues, Specific résume les données, met en avant des thèmes clés, et transforme les commentaires bruts en idées pratiques—sans nécessiter de manipuler des tableurs ou d'effectuer une revue manuelle. Toutes les réponses restent organisées selon la structure des questions.
Dialogue IA avec contexte complet : Vous obtenez un dialogue IA familier de type ChatGPT, mais affiné pour les données d'enquête—posez n'importe quelle question (« Quel est le plus gros point de douleur dans la communication ? »), filtrez les réponses, ou vérifiez même comment un département spécifique ressent les réunions. Voyez comment fonctionne l'analyse des réponses d'enquête IA dans Specific.
Contrôle supplémentaire : Vous pouvez filtrer, sélectionner quelles questions analyser, et garder les discussions organisées. C'est conçu pour les équipes, donc tout est également collaboratif.
Si vous commencez de zéro ou que vous voulez des idées pour concevoir votre enquête, consultez le générateur de sondages IA pour l'efficacité de la communication des employés ou voyez les suggestions pour les meilleures questions à poser.
Invites utiles que vous pouvez utiliser pour l'analyse des réponses d'enquête auprès des employés
Une bonne analyse commence toujours par les bonnes questions. Voici des invites IA spécifiques qui fonctionnent à merveille avec les données d'enquête auprès des employés sur l'efficacité de la communication. Je m'appuie sur elles que je sois dans ChatGPT ou que j'utilise une plateforme tout-en-un comme Specific. Le bénéfice ? Vous éliminez le bruit et accédez aux véritables tendances.
Invite pour les idées essentielles : La norme d'or pour résumer de grands ensembles de réponses. Utilisez cette option lorsque vous souhaitez des thèmes de haut niveau et des détails d'accompagnement par thème—pour les commentaires des employés sur la communication, cela fait rapidement émerger les gros points de douleur ou ce qui fonctionne bien.
Votre tâche est d'extraire les idées essentielles en gras (4-5 mots par idée essentielle) + un explicateur de maximum 2 phrases.
Exigences de sortie :
- Éviter les détails inutiles
- Spécifier combien de personnes ont mentionné une idée essentielle spécifique (utiliser des chiffres, pas des mots), la plus mentionnée en haut
- pas de suggestions
- pas d'indications
Exemple de sortie :
1. **Texte de l'idée essentielle :** texte explicateur
2. **Texte de l'idée essentielle :** texte explicateur
3. **Texte de l'idée essentielle :** texte explicateur
Ajouter du contexte pour de meilleurs résultats : L'IA fonctionne toujours mieux lorsque vous lui dites plus sur l'enquête et ce que vous espérez apprendre—comme le focus sur un département, le moment du sondage, les objectifs, ou ce qui a été essayé auparavant. Voici une façon de faire :
Les réponses suivantes proviennent d'une enquête auprès des employés sur l'efficacité de la communication, menée à l'échelle de l'entreprise après une récente réorganisation. Je cherche des thèmes récurrents et des idées actionnables pour améliorer la culture des réunions et tenir les employés à distance informés. Veuillez analyser avec ces objectifs en tête.
Plongée approfondie dans les idées essentielles : Approfondissez toutes les tendances que vous repérez avec « Dites-moi en plus sur XYZ (idée essentielle) »—l'IA décomposera des citations spécifiques, des raisons, et les groupes affectés.
Invite pour un sujet spécifique : Pour vérifier si quelqu'un a mentionné un canal, une préoccupation ou une politique particulière, il suffit de demander :
Quelqu'un a-t-il parlé des applications de messagerie internes ? Inclure des citations.
Invite pour les personas : Les employés tombent souvent dans des groupes—par exemple, le personnel de première ligne vs. les gestionnaires. Avec cela, vous pouvez faire émerger les différents types de répondants au sondage en fonction de ce qu’ils répondent et de comment ils le font :
Sur la base des réponses au sondage, identifiez et décrivez une liste de personas distincts - similaire à la manière dont les "personas" sont utilisés dans la gestion de produit. Pour chaque persona, résumez leurs caractéristiques clés, motivations, objectifs, et toute citation ou modèle pertinent observé dans les conversations.
Invite pour les points de douleur et les défis : Extrayez rapidement une liste concise des frustrations ou des obstacles courants à une communication efficace—idéal pour les revues de leadership :
Analysez les réponses de l'enquête et listez les points de douleur, frustrations, ou défis les plus courants mentionnés. Résumez chaque, et notez tout modèle ou fréquence d'occurrence.
Invite pour l'analyse des sentiments : Utile pour les équipes RH et les dirigeants pour comprendre rapidement si les retours sont positifs, négatifs, ou neutres (ce qui peut affecter l'engagement) :
Évaluez le sentiment global exprimé dans les réponses de l'enquête (par exemple, positif, négatif, neutre). Mettez en évidence les phrases clés ou les commentaires qui contribuent à chaque catégorie de sentiment.
Invite pour suggestions & idées : Parfois, les employés donnent des idées concrètes pour l'amélioration; cette invite trouve et organise rapidement ces idées :
Identifiez et listez toutes les suggestions, idées, ou demandes fournies par les participants au sondage. Organisez-les par sujet ou fréquence, et incluez des citations directes le cas échéant.
Vous pouvez mixer, assortir, ou enchaîner ces invites selon ce que vous souhaitez explorer. Si vous voulez des questions-modèles pratiques pour construire votre enquête de communication d’employé, consultez notre guide de questions.
Comment Specific traite différents types de questions d'enquêtes auprès des employés
Specific traite chaque question d'enquête (et ses suivis) comme sa propre unité d'analyse—une façon puissante de trancher à travers les données quantitatives et qualitatives. Voici comment cela fonctionne pour certains types de questions courantes :
Questions ouvertes avec/sans suivis : Specific regroupe toutes les réponses (y compris celles des suivis dynamiques par IA) et produit un résumé ciblé basé uniquement sur cette question. Cela met en avant ce qui préoccupe précisément les employés pour chaque thème.
Choix avec suivis : Chaque option obtient sa propre analyse. Par exemple, si votre sondage demande, « Quel canal interne utilisez-vous le plus ? » avec la suite « Pourquoi ? »—vous obtenez un résumé des réponses pour chaque canal sélectionné.
NPS : Les réponses sont décomposées par catégorie (détracteurs, passifs, promoteurs). Les réponses de suivi de chaque groupe disposent de leurs propres idées, donc vous savez non seulement qui aime ou déteste la communication, mais pourquoi.
Vous pouvez faire ce genre de découpage dans ChatGPT également—c'est possible, mais attendez-vous à faire du copier-coller, filtrer, et structurer les choses vous-même. Les outils dédiés rendent cela plus facile, surtout lorsque le volume augmente.
Que faire si les réponses à votre enquête auprès des employés ne tiennent pas dans la fenêtre de contexte de l'IA
Les outils d'IA (y compris ChatGPT et Specific) ont des limitations de taille de contexte; si votre enquête auprès des employés collecte des centaines ou des milliers de réponses, vous pourriez avoir des problèmes à tout faire tenir dans l'espace de travail de l'IA en même temps. Voici comment le gérer efficacement :
Filtrage : Filtrez les conversations pour que l'IA n'analyse que les employés qui ont répondu à certaines questions ou qui ont choisi des options spécifiques (par exemple, seulement ceux qui ont mentionné « e-mail » comme inefficace). Cela réduit fortement la taille du bloc de données et cible les idées.
Recadrage : Au lieu d'envoyer l'intégralité du sondage, recadrez par question—envoyez uniquement les réponses aux questions sur lesquelles vous souhaitez vous concentrer, assurant à l'IA d'optimiser sa capacité. C'est une partie essentielle du flux de travail de Specific (et une raison pour laquelle il excelle dans l'analyse à grande échelle).
Cet approche duale convient pour des analyses à la fois générales et très ciblées. Si vous souhaitez expérimenter la gestion du contexte d'IA, la page d'analyse des réponses d'enquête IA explique comment cela fonctionne.
Fonctionnalités collaboratives pour analyser les réponses d'enquêtes auprès des employés
L'une des parties les plus difficiles du travail avec les données d'enquête auprès des employés est de collaborer en douceur—spécialement sur les enquêtes d'efficacité de communication, où les RH et la direction souhaitent tous deux contribuer et voir les résultats.
Analyse IA basée sur des chats : Avec Specific, les équipes peuvent analyser les données simplement en discutant avec l’IA—plus besoin de créer des tableaux de bord encombrants ou des rapports statiques.
Support de chats multiples : Chaque chat peut avoir ses propres filtres, questions, et thèmes explorés. De cette manière, l'équipe RH pourrait creuser dans les retours des employés à distance, tandis que les dirigeants se concentrent sur la culture des réunions—sans empiéter les uns sur les autres. Chaque chat montre qui l’a créé et garde le contexte de la conversation clair.
Visibilité des collaborateurs : Dans les chats IA, chaque message est étiqueté avec l'avatar de l'expéditeur. De cette façon, c'est clair qui dirige chaque discussion, qui a posé chaque question, et quelles idées proviennent d'où—pas de confusion ou d'historique désordonné.
La collaboration est encore plus facile lorsque vous utilisez des modèles prêts à l'emploi et des éditeurs alimentés par l'IA qui vous permettent de modifier les questions ou le flux en langage simple. L'éditeur de sondages IA dans Specific est un excellent choix pour cela.
Créez votre enquête sur l'efficacité de la communication des employés maintenant
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