Cet article vous donnera des conseils sur la façon d'analyser les réponses d'une enquête auprès des fonctionnaires sur l'efficacité du leadership et de la gestion. Si vous souhaitez des idées exploitables—rapidement—continuez à lire. Je vous guiderai à travers des outils, des tactiques et des raccourcis alimentés par l'IA pour une analyse d'enquête qui simplifie réellement votre vie.
Choisir les bons outils pour analyser les réponses aux enquêtes
L'approche et les outils dont vous avez besoin dépendent de la structure de vos données d'enquête.
Données quantitatives : Si votre enquête utilise des questions à choix multiples ou échelonnées (« Quelle est l'efficacité de la gestion ? »), il est simple de compter et de visualiser les réponses dans des outils comme Excel ou Google Sheets. Ces options vous permettent de voir, en un coup d'œil, combien de fonctionnaires ont choisi chaque réponse.
Données qualitatives : Les réponses ouvertes—comme des récits sur les forces du leadership ou des critiques détaillées—sont une autre histoire. Face à des dizaines ou des centaines de réponses descriptives, la lecture manuelle devient impossible. Ici, les outils d'IA deviennent essentiels. Ils économisent des heures en repérant des modèles dans des milliers de phrases que jamais aucune feuille de calcul pourrait révéler. Pour des analyses plus approfondies des types de questions, consultez cet article de bonnes pratiques sur les questions d'enquête auprès des fonctionnaires.
Lorsque vous avez des réponses qualitatives, il existe deux approches principales pour les outils :
ChatGPT ou un outil similaire pour une analyse par IA
Vous pouvez copier les données d'enquête exportées directement dans ChatGPT ou tout autre outil basé sur GPT et avoir une discussion en direct sur vos données. C'est flexible, et vous pouvez poser des questions supplémentaires à la volée.
Mais—manipuler les données manuellement de cette manière devient rapidement fastidieux. Le formatage des réponses exportées, la division des données en morceaux gérables et le maintien du contexte sous la limite peuvent vous ralentir. Ce copier-coller répété n'est pas idéal pour les grands projets, en particulier avec des informations sensibles.
Outil tout-en-un comme Specific
Les outils IA tout-en-un sont spécialement conçus pour le travail d'analyse d'enquête. Par exemple, Specific non seulement collecte les réponses aux enquêtes mais intègre des analyses pilotées par l'IA. Il pose intelligemment des questions de suivi lors de la capture des données, ce qui enrichit les réponses dès le départ—voyez comment fonctionnent les suivis automatiques.
Avec Specific, l'analyse n'est plus une corvée. L'IA résume instantanément les réponses aux enquêtes, extrait les thèmes principaux, et vous permet même de discuter avec elle de vos résultats—comme ChatGPT, mais sans copier-coller ni perdre votre flux. Vous décidez quelles données entrent dans le contexte, donc vous obtenez à la fois flexibilité et contrôle. Les équipes peuvent abandonner les feuilles de calcul et converser sur de véritables informations. Aucun travail manuel, et des idées de bien meilleure qualité prêtes à l'emploi. Cette approche est particulièrement précieuse lorsque la taille de l'enquête ou la profondeur qualitative augmente. [1]
Invites utiles que vous pouvez utiliser pour analyser les données d'enquête des fonctionnaires
Si vous utilisez l'IA, lui donner les bons indices fait toute la différence. Voici des invites éprouvées—celles-ci aident à extraire des résultats nuancés de vos réponses à l'enquête sur l'efficacité du leadership et de la gestion des fonctionnaires.
Invite pour les idées principales : Lorsque vous devez savoir quels sujets ressortent vraiment dans vos réponses qualitatives, commencez par cela :
Votre tâche est d'extraire les idées principales en gras (4-5 mots par idée principale) + une explication de 2 phrases maximum.
Exigences de sortie :
- Éviter les détails inutiles
- Spécifier combien de personnes ont mentionné chaque idée principale spécifique (utilisez des nombres, pas des mots), les plus mentionnées en haut
- pas de suggestions
- pas d'indices
Exemple de sortie :
1. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
2. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
3. **Texte de l'idée principale :** texte explicatif
La performance de l'IA s'améliore rapidement lorsque vous fournissez plus de contexte. Spécifiez le public de l'enquête (« fonctionnaires »), un objectif bref de l'enquête (« identifier les lacunes dans l'efficacité de la gestion pour l'impact politique ») ou même un modèle de leadership que vous utilisez. Voici comment vous pouvez augmenter la pertinence :
‘Ces réponses proviennent d'une enquête avec des fonctionnaires de niveau intermédiaire sur les défis quotidiens dans la direction du gouvernement. Je veux comprendre non seulement ce qui fonctionne, mais aussi les frustrations et motivations plus profondes basées sur leur expérience réelle. Gardez les retours spécifiques aux réalités de l'administration publique.’
Lorsque vous repérez un thème intéressant, approfondissez : 'Dites-m'en plus sur XYZ (idée principale).'
Invite pour un sujet spécifique : Si vous voulez vérifier si un certain problème (comme « les défis du travail à distance ») est apparu, essayez :
Quelqu'un a-t-il parlé des défis du travail à distance ? Inclure des citations.
Invite pour les personas : Si vous segmentez la perception du leadership par persona, utilisez l'invite suivante pour l'IA :
À partir des réponses de l'enquête, identifiez et décrivez une liste de personas distincts—semblable à la façon dont les « personas » sont utilisés dans la gestion de produit. Pour chaque persona, résumez leurs principales caractéristiques, motivations, objectifs, et incluez toute citation ou tendance pertinente observée dans les conversations.
Invite pour les points de douleur et les défis : Pour découvrir les problèmes pressants, utilisez :
Analysez les réponses de l'enquête et dressez la liste des points de douleur, frustrations ou défis les plus fréquents mentionnés. Résumez chacun, et notez tout modèle ou fréquence d'occurrence.
Invite pour les motivations et les moteurs : Vous voulez savoir ce qui inspire votre équipe ?
A partir des conversations de l'enquête, extrayez les motivations principales, désirs, ou raisons exprimées par les participants pour leurs comportements ou choix. Regroupez les motivations similaires et fournissez des preuves à l'appui des données.
Invite pour l'analyse des sentiments : Évaluez l'ambiance générale :
Évaluez le sentiment général exprimé dans les réponses de l'enquête (par ex., positif, négatif, neutre). Mettez en évidence les phrases clés ou les retours qui contribuent à chaque catégorie de sentiment.
Invite pour les suggestions et idées : Déroulez les retours constructifs :
Identifiez et dressez la liste de toutes les suggestions, idées ou demandes fournies par les participants à l'enquête. Organisez-les par sujet ou fréquence, et incluez des citations directes le cas échéant.
Invite pour les besoins non satisfaits et les opportunités : Trouvez ces lacunes cachées dans le soutien au leadership :
Examinez les réponses de l'enquête pour découvrir tout besoin non satisfait, lacunes ou opportunités d'amélioration mises en évidence par les répondants.
Pour plus d'informations sur la création de questions d'enquête solides, voir les stratégies de questions spécifiques ici.
Comment Specific analyse les données qualitatives pour chaque type de question
L'IA de Specific traite les données d'enquête qualitatives de manière unique, en fonction du format des questions :
Questions ouvertes (avec ou sans suivis) : L'IA fournit un résumé clair de toutes les réponses—y compris toute question complémentaire directement liée à la demande initiale. Vous obtenez immédiatement une idée distillée de ce qui est en tête des préoccupations de vos répondants.
Choix avec suivis : Lorsqu'un répondant choisit, par exemple, « Amélioration nécessaire » pour le leadership, chaque suivi auquel il a répondu est résumé sous ce choix spécifique. Vous évitez de mélanger tous vos retours « Amélioration nécessaire » et « Excellent » en un seul lot, et capturez plutôt la nuance pour chaque segment.
Question NPS : Le Net Promoter Score peut enfin être plus qu'un simple nombre. Chaque groupe de répondants—détracteurs, passifs, promoteurs—reçoit son propre résumé de commentaires supplémentaires, vous permettant de savoir exactement pourquoi chaque groupe ressent comme il le fait.
Vous pouvez effectuer des analyses similaires dans ChatGPT ou un autre IA basé sur GPT—mais attendez-vous à beaucoup plus de travail pour déplacer les données, et plus d'opportunités d'erreurs humaines. Pour des enquêtes NPS adaptées à votre public fonctionnaire, essayez de commencer avec ce modèle d'enquête NPS instantané.
Si vous êtes encore en train de rédiger votre enquête, consultez ce générateur d'enquête IA pour l'efficacité du leadership et de la gestion des fonctionnaires. Ou, commencez de zéro avec le générateur d'enquête IA complet.