ここでは、報告書作成の業務量に関する警官調査のためのいくつかの最高の質問と、それをどのように作成するかの鋭いヒントを紹介します。Specificを使ってカスタマイズされた対話型調査を数秒で生成し、より深い洞察を得ることができます。
報告書作成の業務量に関する警官調査のための最高のオープンエンド質問
オープンエンドの質問は、警官が詳細な体験を共有し、有意義なフィードバックを得るために理想的です。これらの質問は、一言の答えではなく、深みやニュアンス、実際の現実を求めるときに特に価値があります。ここでは、最高のオープンエンド質問を紹介します:
現在の報告書作成プロセスでの体験を説明できますか？
報告書作成の業務量における最大の課題は何ですか？
報告書作成の要求は他の警察業務に集中する能力にどのように影響しますか？
報告書作成のどの側面が最も時間がかかる、または繰り返し作業ですか？
通常、負担の重い報告書作成期間をどのように管理し、うまくいっていますか？
最近、報告書作成に費やす時間に変化を感じていますか？それは何が原因ですか？
プレッシャーの下で、報告書作成の業務量を扱うのに役立つサポートやリソースは何ですか？
報告書作成がストレスや健康に影響を与えた例を共有できますか？
報告書作成プロセスをより簡単かつ効率的にするための改善点や変更点は何ですか？
報告書作成はチームとのコミュニケーションや協力にどのように影響しますか？
このようなオープンエンドのプロンプトは、隠れたボトルネックやストレスのポイントを明らかにすることが多く、法執行機関の40％が重い業務量と長時間労働のために燃え尽きていることを考慮すると非常に重要です。 [1]
報告書作成の業務量に関する警官調査のための最高の単一選択複数選択肢質問
単一選択複数選択肢の質問は、グループ全体の傾向を定量化したり、回答を簡単に比較したりする必要があるときに役立ちます。これらを使用して、広範なパターンを特定したり、より深い会話を始めたりできます。多くの警官はオプションを選ぶのが速く、その後のプロンプトで詳述するのが一般的です。
質問:報告書作成が勤務中に他の主要な任務を完了することを防ぐ頻度はどのくらいですか？
ほとんどない
時々
よくある
ほとんど常に
質問:報告書作成のどの側面が最も困難ですか？
必要な時間
技術的な複雑さ
必要な情報へのアクセス
疲労またはバーンアウト
その他
質問:報告書作成用に提供された現在のデジタルツールまたはシステムの満足度はどのくらいですか？
非常に満足
満足
中立
不満足
非常に不満足
「なぜ？」でフォローアップするタイミング チェックボックスで終わらないようにしましょう。誰かがオプションを選んだ後、特に複雑なトピックの場合は深堀りすることを常に考慮しましょう。例えば、「疲労またはバーンアウト」が課題であると答えた場合、「これに最も寄与する要素は何ですか？」と尋ねれば、リッチなフィードバックと予期しない解決策が生まれるかもしれません。
「その他」の選択肢を追加するタイミングと理由 「その他」のオプションは人々を枠にはめないようにするためです。警官が時に独自の障害に直面したり、創造的な解決策を使用することがあります。フォローアップを行うことで、見逃していたかもしれないインサイトを発見できます。
この調査でNPS質問を使用すべきですか？
NPS（ネット・プロモーター・スコア）は通常、サービスや体験を他者に勧める可能性を測るために使用されます。警官の報告書作成業務量の文脈では、警官があなたの部署の現在の報告書作成システムやプロセスを同僚に勧めるかどうかを示すことができます。NPSのトレンドは、特に個々の業務量が増加している中で、システム的な変化が必要な時期を示すこともあります。たとえば、英国のスタッフォードシャー警察では過去10年で1人当たりの犯罪数が33から46に増加しています。 [2]
感情を素早くチェックし、時間をかけて比較したい場合、警官用のNPS調査をSpecificのビルダーを使って簡単に生成できます。
フォローアップ質問の力
フォローアップ質問は非常に豊かなコンテキストを得るための秘密の武器です。通常の調査は浅く、曖昧なフィードバックを集めることが多いですが、SpecificのAI対応の対話型調査では、各警官のユニークな回答に基づいてリアルタイムで明確な質問を行うことができます。これにより、多くの問題の根本原因を明らかにし、貴重な事例を引き出すことができます。
従来の調査フォームとは異なり、フォローアップの自動化により、手作業のメールのやり取りよりも大量の時間が節約されます。また、回答者が本当に聞いてもらえていると感じさせ、単なるフォームの処理と感じさせない効果があります。その結果、クリーンで明確でより役立つインサイトが得られます。
警官: 「通報件数が多いときに報告書作成が追いつかなくなります。」
AIフォローアップ: 「どのような種類のインシデントが最も報告の遅延を引き起こしていますか？」
単純なフォローアップが漠然としたフラストレーションを具体的なデータに変える方法が見えますか？
フォローアップは何回聞くべきか？
それぞれのオープンエンドの回答に対するフォローアップは2～3回が通常充分であることが多いです。重要なのは、回答者が文脈が明確な場合に進むことを許容することで、Specificのフォローアップ設定はそれを実現します。
これが対話型調査: フォローアップ質問が賢明かつ文脈に応じたものであるとき、調査は単なるボックスタイプではなく、真の対話となり、エンゲージメントおよび回答の質が向上します。
回答のAI分析: 多くの自由回答を分析するのはAIの応答分析を使うと簡単で、AIは瞬時にクラスターや要約、テーマの抽出を行います。どれだけのデータを収集してもテキストの山に埋もれることはありません。
自分で見てみましょう——自動フォローアップ付きの調査を作成してみて、どれだけあなたのフィードバックが向上するかすぐにわかります。
警官の報告書作成業務量に関する優れた質問をChatGPTやGPTに促す方法
自分で質問をブレインストーミングしたいですか？ ChatGPTのようなAIツールにのプロンプトを指定する際には、具体的な内容を提示すると上手くいきます。基本的なことから始めて、それから内容を追加します:
初期アイデアを得るには、次を使用します:
報告書作成業務量に関する警官調査のためのオープンエンド質問を10個提案してください。
しかし、目標、課題、変化させたいことなどの詳細を教えることで、より良い結果を得ることができます:
「職務や健康に対する影響を理解するために、フロントラインの警官の業務量に関する調査を作成しています。 業務量の課題、タイムマネジメントの問題、ツールの満足度を引き出すためのオープンエンド及び単一選択肢質問を提案してください。」
ドラフト質問ができたら、AIにそれらをグループ化して洗練させてもらいましょう:
質問を確認してカテゴリに分類してください。カテゴリとその中の質問を出力してください。
最後に、より深く掘り下げたいカテゴリを選択し（例：「ツールの満足度」や「ストレス/幸福」）指示します:
カテゴリ「ツールの満足度」と「業務量管理」に対する10の質問を生成してください。
対話型調査とは？
対話型調査は、フィードバックを収集するための会話型アプローチで、要するに何かの形式を埋めるというよりも同僚とメッセージを送信し合うようなものです。SpecificのようなAI調査生成ツールと比較すると、旧来の方法で手動で調査を作成するのとは比べ物にならないほど効果的です:
手動の調査作成 | AI生成 (対話型) |
|---|---|
すべての質問とロジックを手作業で作成する必要があります | AIが目標に基づいて瞬時に質問を提案および精錬します |
静的なフォームは個人的でないと感じることがあります | AIが専門家のように質問を提案し、洗練すると魅力的でない、やりとりになります |
通常の調査フォームは冷淡で関わりを感じにくくさせます | AIが要求に応じて回答を要約し、クラスター化します |
なぜAIを使用するのか？ なぜなら、AI調査生成ツールの一致は、手作業での調査作成に比べてまさに天と地の差があるからです。特に、純粋な形での洞察が得られ、個人的かつ引き込まれる調査になります。応答率が高まり、オフィサーたちは聞こえると感じやすくなり、あなたはすぐにシャープで構造化されたインサイトを得ることができます。
この報告書作成のワークロード調査例を今すぐご覧ください。
今すぐ作成を開始し、あなたのために機能する調査会話を構築しましょう！体験してください—驚くほど賢くターゲットを絞ったAI駆動の対話型調査がどれだけフィードバックを劇的に向上させるか、すぐに実感できるでしょう。